Im Zuge des E-Government-Ausbaus der Stadt Emsdetten werden mehr und mehr Bereiche der Verwaltung digitalisiert und für die Zukunft gerüstet. Derzeit wird konkret an zwei Themenfeldern gearbeitet: digitale Rechnungen und digitale Akten.
Emsdetten. Der Finanzbereich mit Steuern und Zahlungsabwicklung (Kasse) ist jetzt komplett digitalisiert. So nimmt die Stadt Emsdetten seit einiger Zeit auch Rechnungen in digitaler Form an. Rechnungen, die im PDF-Format an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! gemailt werden, werden direkt in das Finanzsystem eingespielt. Transport- und Bearbeitungszeiten verkürzen sich damit erheblich. Die digitale Rechnung bietet jedoch nicht nur einen Zeitvorteil. Firmen und Unternehmen können so auch Portokosten sparen.
Darüber hinaus bietet die Stadtverwaltung Emsdetten in Kooperation mit dem Unternehmen CrossinX eine Schnittstelle für den Eingang von E-Rechnungen an. Dabei werden Rechnungen direkt aus dem System des Rechnungsstellers über das System von CrossinX in das Finanz- und Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung eingespielt.
Die hausinterne Bearbeitung der Rechnungen ist durch den Einsatz von Workflow-Komponenten deutlich effizienter geworden. Die Digitalisierung im Bereich Finanzen wurde mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems d.3 und mit Unterstützung durch die codia Software GmbH umgesetzt. Dabei wurde die bereits genutzte Finanzsoftware der Firma AB-Data sowie das Forderungsmanagementsystem avviso der Firma DATAteam eingebunden.
EU-weit werden übrigens aktuell von 33 Milliarden Rechnungen nur zehn bis 15 Prozent digital verschickt. Laut Europäischer Union sollen Rechnungen bis 2020 allerdings nur noch elektronisch versendet werden. Auch die Digitalisierung der Akten der Stadt schreitet voran. So liegen bereits alle Akten der Grundbesitzabgaben sowie alle Wohngeldakten und die Personalakten in digitaler Form vor.
Des Weiteren ist auch ein Großteil der Akten im Jugendamt digitalisiert. Bei Nachfragen müssen die Sachbearbeiter somit nicht mehr nach einer Akte suchen, sondern finden alle Vorgänge mit wenigen Klicks im System. Auskünfte können so viel schneller gegeben und meist direkt beantwortet werden. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen und die Reduzierung der Liegezeiten können darüber hinaus auch verwaltungsintern Prozesse optimiert und beschleunigt werden.
Darüber hinaus sind auch die Alarm-Akten für die Feuerwehr komplett digitalisiert und stehen den Feuerwehrmännern und -frauen im Brandfall auf den Einsatzfahrzeugen direkt und aktuell zur Verfügung.
