Wenn der Arbeitsaufwand und -umfang zunimmt und nicht genug Beschäftigte vorhanden sind, müssen Unternehmen flexibel auf Veränderungen reagieren. Gerade in Zeiten von zunehmender Digitalisierung und Automatisierung ist der Konkurrenzkampf zwischen industriellen Unternehmen um die besten Aufträge extrem groß.
Das Problem ist, niemand kann in die Zukunft sehen! Umso wichtiger ist daher eine strategische Personalplanung im Unternehmen, um mit den neuesten Trends und Entwicklungen mithalten zu können.
Worum geht es bei der Personalplanung?
Bei der Personalplanung geht es vor allem darum, dass ein Unternehmen über genügend Beschäftigte verfügt, um den notwendigen Bedarf zur Erfüllung von Aufträgen und Aufgaben zu decken. Dadurch bleibt keine Arbeit unerfüllt liegen und die Mitarbeiter sind zu keiner Zeit unterfordert. Dabei sollten sich Unternehmer auch mit verschiedenen Weiterbildungsmöglichkeiten auseinandersetzen, um stets auf dem aktuellsten Stand zu sein. Die Personalplanung ist Teil der kompletten Unternehmensplanung und fällt in den Aufgabenbereich des Skills Management. Wichtig ist, dass nicht nur kurzfristige Personalfragen geklärt und mit passenden Maßnahmen umgesetzt werden. Es geht auch um mittel- und langfristige Fragen der Personalplanung.
Einflussfaktoren bei der Personalplanung
Die Personalplanung hängt sowohl von externen als auch von internen Einflussfaktoren ab. Bei den externen Faktoren handelt es sich zum Beispiel um rechtliche Bedingungen, politische oder wirtschaftliche Veränderungen und Entwicklungen oder um den demographischen Wandel. Diese Faktoren können in der Regel nicht beeinflusst werden. Bei den internen Faktoren lässt sich durchaus einiges ändern, um die Personalplanung effektiv zu gestalten. Das Zauberwort heißt Qualifizierungsmatrix. Durch diese kann der Qualitätsstand jedes einzelnen Mitarbeiters dargestellt werden. Die Qualifizierungsmatrix ist in Unternehmen ein anpassbares Instrument für eine strategische, strukturierte Personalentwicklung. Auf diese Weise können Mitarbeiter und Führungskräfte entsprechend ihrer individuellen Qualifikation eingesetzt und gefördert werden.
Vorteile der Personalplanung
Das Hauptziel in der Personalplanung besteht darin, den idealen Zustand des Personals eines Unternehmens zu erreichen. Gleichzeitig soll dabei die Mitarbeiterzufriedenheit aufrechterhalten und die Unternehmensziele erreicht werden. Dabei passt sich die Personalplanung an die aktuellen Entwicklungen und Trends und die damit einhergehenden Maßnahmen an. Die Vorteile einer solchen strategischen Personalplanung können folgende sein:
- Personalkosten werden optimiert
- Mitarbeiterzufriedenheit bleibt erhalten
- Die Firma bzw. das industrielle Unternehmen läuft effizienter
- Hilfreiche Fortbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter
- Es wird schnell deutlich, wo Mitarbeiter fehlen oder wo zu viele eingestellt sind, wodurch früh gehandelt werden kann
Aufgabenbereiche der Personalplanung
Die kompletten Aufgabenbereiche der Planung dienen dazu, den Personalstand eines Unternehmens zu optimieren. Die Maßnahmen orientieren sich dabei zum Großteil an dem Unternehmensziel an sich, weshalb jedes Unternehmen auch einen anderen Schwerpunkt für die Personalplanung festlegt. Für ein zufriedenstellendes Ergebnis arbeiten hier die Personalabteilung, die Fachabteilung und natürlich die Geschäftsführung zusammen.
Die strategische Personalplanung wird meist in drei Kategorien unterteilt:
1. Operative Planung: Im Vordergrund stehen kurzfristige Ziele, die innerhalb eines Jahres umgesetzt und erreicht werden können.
2. Taktische Planung: Im Vordergrund stehen mittelfristige Ziele, die innerhalb von einem bis vier-fünf Jahren erreicht werden.
3. Strategische Planung: Hier geht es um langfristige Ziele im Unternehmen, deren Umsetzung und Erreichen mehr als fünf Jahre benötigen.
Zunächst wird immer der aktuelle Zustand untersucht und dargestellt. Anschließend werden die nötigen Maßnahmen ergriffen, um das Unternehmensziel und den Soll-Zustand gezielt zu erreichen. Ob nun Schulungen oder Fortbildungen organisiert werden, neue Mitarbeiter eingestellt oder andere Schritte unternommen werden. Die Personalplanung wird dabei in mehrere Teilbereiche gegliedert. Dazu gehören u.a. die Bestandsplanung, Bedarfsplanung, Personalbeschaffung, Einsatz- oder Freisetzungsplanung, Personalkosten und -entwicklung. Damit alle Ziele effektiv erreicht werden, entscheiden sich viele Unternehmen für den Einsatz von Recruiting Analytics.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Die Personalplanung darf in einem industriellen Unternehmen nicht einfach um jeden Preis umgesetzt werden, sondern wird von einer Vielzahl von Gesetzen und Bedingungen beeinflusst. Einige der Gesetze sind u.a. das Arbeitsschutzgesetz, Betriebsverfassungsgesetz oder das Bürgerliche Gesetzbuch. Gerade bei dem Personaleinsatz und der Personalfreisetzungsplanung spielen auch das Kündigungsschutzgesetz, das Mutterschutzgesetz oder die Sozialgesetzbücher eine Rolle. Bei tarifgebundenen Unternehmen können zudem noch weitere Rahmenbedingungen die Personalplanung beeinflussen. Wichtig ist daher das Konsultieren einer Arbeitnehmervertretung.
