Kreditkarten sind sowohl im Privaten als auch im Geschäftlichen ein beliebtes Zahlungsmittel und bringen zahlreiche Vorteile wie Flexibilität, Sicherheit und Transparenz mit sich. Obwohl es sich hier um ein etabliertes Zahlungsmittel handelt, zeigt sich, dass Firmen trotzdem häufig nur eine zentrale oder wenige Kreditkarten in physischer Form besitzen und neue Trends, wie virtuelle Kreditkarten, noch wenig genutzt werden.
Doch virtuelle Kreditkarten bieten neben den Vorteilen der physischen Kreditkarte noch weitere Vorzüge und können Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen. Welche das sind und was genau unter virtuellen Kreditkarten verstanden wird, wird in diesem Artikel gezeigt.
Was sind virtuelle Kreditkarten?
Virtuelle Kreditkarten sind normale Kreditkarten, die allerdings nicht physisch, sondern online vorliegen. Wie bei gewöhnlichen Firmenkreditkarten können virtuelle Kreditkarten ganz einfach mit einem bestehenden Firmenkonto verknüpft werden und dann jegliche unternehmerische Ausgaben damit getätigt werden. Anders als bei altbekannten Kreditkarten bieten moderne Anbieter die Möglichkeit zu unterschieden, ob die Karten für eine einmalige oder für eine wiederkehrende Zahlungen ausgestellt wird. Die virtuellen Karten können dabei mit ein paar Klicks erstellt werden. Entweder geschieht das über einen Admin im Unternehmen und die Karten werden den jeweiligen Mitarbeitern zugewiesen, oder die Mitarbeiter beantragen die Karten selbstständig. Die Kreditkarten lassen sich dabei in unbegrenzter Anzahl erstellen im Gegensatz zu normalen Kreditkarten.
Wie funktionieren virtuelle Kreditkarten?
Die Funktionsweise einer virtuellen Kreditkarte ist ähnlich zu einer traditionellen, physischen Kreditkarte. Verwendet werden können die virtuellen Kreditkarten allerdings nur im Onlinehandel. Da der Onlinehandel aber immer wichtiger wird und auch zahlreiche Unternehmen beinahe ausschließlich im Netz ihre benötigten Produkte bestellen, eignen sich virtuelle Kreditkarten besonders gut. Bei der Ausstellung werden ein Verwendungszweck sowie ein Kartenlimit festgelegt – die Karte kann dann für die jeweilige Ausgabe verwendet werden. Die virtuelle Kreditkarte ist nach der Erstellung in einer Onlineanwendung zu finden. Dort sehen Mitarbeiter auf einen Blick alle nötigen Informationen, die für eine Kreditkartenzahlung nötig sind. Anschließend können die Karten flexibel angewendet werden. Die Firmenkarten sind dabei direkt mit einer zentralen Plattform verbunden, sodass alle Transaktionen in Echtzeit sichtbar werden. Dort lassen sich alle Unternehmensausgaben digital und gebündelt verwalten, einsehen und überprüfen.
Welche Vorteile bieten virtuelle Kreditkarten?
Effiziente, papierlose Buchhaltung
Anbieter virtueller Kreditkarten erleichtern den Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung. Mitarbeiter bezahlen anfallende Ausgaben im Onlinehandel einfach mit ihrer persönlichen Firmenkreditkarte – egal ob Buchungen für die nächste Dienstreise, Abonnements oder alltägliche Ausgaben. Alle Belege werden nach der Ausgabe von den jeweiligen Mitarbeitern digital erfasst und automatisch vorkontiert. So bekommt die Buchhaltung alle Ausgaben und die zugehörigen Belege übersichtlich bereitgestellt. Alle Buchungsdaten können dann in eine Buchhaltungssoftware exportiert werden, wodurch der Monatsabschluss im Handumdrehen und ohne langwierige Suchen nach Belegen erledigt ist.
Flexibilität und Handlungsfreiheit für Mitarbeiter
Die virtuellen Kreditkarten können mit ein paar Klicks von den Mitarbeitern selbst beantragt werden. Die Karten müssen dann nur einmalig vom Admin freigegeben werden, anschließend können die Mitarbeiter alle Zahlungen für den jeweiligen Zweck mit der Kreditkarte tätigen, ohne noch einmal Rücksprache mit Vorgesetzten halten zu müssen. Die Karten sind dabei personenbezogen und individualisierbar. Das führt zu mehr Flexibilität und Handlungsfreiheit für Mitarbeiter. Durch den raschen Erstellungs- und Freigabeprozess kommt es selbst bei spontanen Ausgaben nicht mehr vor, dass Mitarbeiter private Barauslagen für das Unternehmen tätigen müssen. Somit entfallen auch zeitaufwändige Spesenabrechnungen.
Schnelle Erstellung in unbegrenzter Anzahl
Virtuelle Kreditkarten können in unbegrenzter Anzahl für jegliche Zwecke erstellt werden. Dabei spielt auch die Größe des Unternehmens oder die Mitarbeiteranzahl keine Rolle – die Anzahl an virtuellen Karten pro Mitarbeiter, Team oder Unternehmen sind unbegrenzt. So kann beispielsweise eine virtuelle Kreditkarte für eine einmalige Zahlung bei einem bestimmten Händler, eine für monatliche Abonnements und eine für die anstehenden Reisekosten ausgestellt werden. Je mehr Kreditkarten dabei für unterschiedliche Ereignisse erstellt werden, desto einfach wird es für die Buchhaltung, einzelne Ausgaben nachzuvollziehen und der richtigen Kostenstelle zuzuordnen.
Sichere und transparente Transaktionen
Virtuelle Firmenkreditkarten besitzen bereits ein hohes Sicherheitsniveau, da die Karten personenbezogen und mit einem Kartenlimit für Projektfinanzierung ausgestattet sind. Zudem werden die Transaktionen, die über virtuelle Firmenkreditkarten getätigt werden, transparent und übersichtlich auf einer zentralen Plattform aufgeführt. Die Karten können über die Plattform in Echtzeit von Finanzverantwortlichen freigegeben werden, während auch Kartenlimits angepasst und Ausgaben überprüft werden können. Das führt zu einer optimalen Übersicht über das Budget und jegliche Unternehmensausgaben. Außerdem haben virtuelle Kreditkarten ein Betrugspräventionssystem integriert – im Falle einer betrügerischen Aktivität werden die Karten automatisch gesperrt. Das sorgt für höchste Sicherheit und Kontrolle für Arbeitgeber. Die Sperrung kann dann in Echtzeit wiederum vom Admin aufgehoben werden.
Fazit
Ein Großteil der unternehmerischen Einkäufe wird bereits online getätigt wird – nichtsdestotrotz besitzen zahlreiche Unternehmen immer noch nur eine zentrale oder wenige physische Kreditkarten. Virtuelle Firmenkreditkarten sind eine zeitgemäße und innovative Lösung, die zu mehr Transparenz in der Ausgabenverwaltung, Effizienz in der Buchhaltung und Flexibilität bei Mitarbeitern führt. Mitarbeiter erlangen dank der eigenen virtuellen Kreditkarten die Möglichkeit, ein festgelegtes Budget für jegliche unternehmerische Zwecke einzusetzen, ohne dass noch einmal Rücksprache mit Vorgesetzten gehalten werden muss. Arbeitgeber können sich sicher sein, dass alle Transaktionen sicher und innerhalb des finanziellen Rahmens bleiben.
