Im Top-Management sowie im Middle-Management von heimischen Konzernen stößt man in Meetings immer wieder auf dasselbe Problem: Die Arbeit wird sauber abgeliefert, die Rechnung wird korrekt ausgestellt, doch das Geld bleibt aus. Für viele Konzerne ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann ernsthafte Folgen haben.
Offene Forderungen reißen Löcher ins Budget und beschäftigen zusätzlich teures Personal im Bereich Buchhaltung und Controlling. Diese Doppelbelastung kann auch gut wirtschaftende Firmen ins Straucheln bringen und zieht schlechtere Investitionsschancen und kritische Stakeholder nach sich.
Offene Rechnungen als stilles Risiko
In Gesprächen mit Managern aus Deutschland hört man immer wieder dieselben Geschichten: Stammkunden, oft große Firmen, die plötzlich aufgrund eigener struktureller Probleme nicht mehr zahlen. Geschäftspartner mit negativer SCHUFA, die um Aufschub bitten – und dann einfach nicht mehr reagieren.
Der Leiter der Controlling-Abteilung eines großen Gastronomie-Versorgungs-Unternehmens erklärte kürzlich, dass bei über 20% der Forderungen zusätzlicher Aufwand betrieben werden muss, um das Geld einzuholen - und das kostet alleine jährlich zehntausende Euros. „Und da sprechen wir noch nicht einmal von den Totalausfällen, sondern von den reinen Personal- und sonstigen Kosten, um dem Geld hinterher zu laufen.“ sagt er.
Solche Beispiele sind keine Ausnahme. Laut Branchenumfragen ist fast jeder zweite Konzern in Deutschland regelmäßig von Zahlungsverzug betroffen.
Warum sind solche Schwierigkeiten für Konzerne besonders fatal?
Die Antwort ist relativ einfach: Konzerne kalkulieren knapp, da es um große Summen und Geschäftsmodelle, die auf eine große Masse abzielen, geht. Nicht nur die Manager selbst haben ein Auge auf offene Außenstände, sondern auch wichtige Stakeholder. So ist zum Beispiel zu befürchten, dass Kapital von großen Investoren und Anlegern zurückgezogen wird, wenn Löcher in der Bilanz entdeckt werden.
Hinzu kommt, dass viele Konzerne aus Rücksicht auf die Kundenbeziehung zögern, allzu streng aufzutreten. Man will keinen Stammkunden verlieren, nur weil man auf sein Geld besteht. Doch dieses Verständnis wird nicht immer erwidert.
Mahnungen reichen oft nicht aus
Das klassische Vorgehen ist bekannt: Eine freundliche Zahlungserinnerung, dann die erste Mahnung, schließlich die zweite oder dritte. In der Praxis bringt das jedoch häufig wenig. Briefe verschwinden ungelesen, E-Mails landen im Spam-Ordner. Und wer ohnehin knapp bei Kasse ist, reagiert manchmal gar nicht mehr.
Die Folge: Offene Posten bleiben stehen, während die eigenen Rechnungen längst bezahlt werden müssen. Für kleine Betriebe, die kaum Rücklagen bilden können, wird das schnell zum Risiko.
Externe Unterstützung schafft Entlastung
Genau an diesem Punkt setzen immer mehr Unternehmen auf professionelle Hilfe. Ein professionelles Forderungsmanagement
bedeutet nicht, dass sofort mit der juristischen Keule gearbeitet wird. Vielmehr geht es darum, strukturierte Abläufe einzuführen und konsequent dranzubleiben.
Externe Dienstleister übernehmen die Kommunikation mit Schuldnern, dokumentieren alle Schritte rechtssicher und suchen nach Lösungen, die für beide Seiten tragfähig sind. Das kann eine Ratenzahlung sein, manchmal auch eine individuelle Vereinbarung. Der große Vorteil: Die Firma selbst muss sich nicht mehr täglich damit beschäftigen und hat den Kopf frei fürs Kerngeschäft.
Digitalisierung verändert auch das Inkasso
Viele denken beim Wort Inkasso noch an Papierstapel und endlose Briefe. Tatsächlich hat sich in den letzten Jahren einiges getan. Digitale Schnittstellen verbinden Buchhaltungssysteme mit Inkassodienstleistern, automatisierte Erinnerungen gehen rechtzeitig raus, Schuldner können über Online-Portale ihre Zahlungen verwalten.
Das spart Zeit – und wirkt oft professioneller. Trotzdem bleibt der persönliche Kontakt wichtig. Denn dort, wo Menschen sich komplett verweigern oder Missverständnisse bestehen, bringt eine E-Mail wenig. Ein Telefonat oder ein Besuch vor Ort kann manchmal mehr bewirken als drei Mahnungen.
Konzerne sparen Geld durch Inkasso-Regelungen
Durch Partnerschaften mit vertrauenswürdigen und smarten Inkassodienstleistern wie der NOE Inkasso GmbH wird Konzernen ermöglicht, den Druck auf die eigene Controlling-Abteilung zu reduzieren und Kosten zu sparen. Während Firmen für eigene Forderungen lediglich die gesetzlich festgelegten Verzugszinsen und einen geringen Mahnspesen-Betrag verlangen dürfen, wird beim Inkasso jeder Arbeitsschritt laut gesetzlichen Vorgaben vergütet. Dadurch haben Konzerne einen entscheidenden vorteil, wenn sie das Forderungsmanagement auslagern.
Wer Forderungen konsequent im Blick behält, verschafft sich dagegen einen echten Vorteil. Liquidität bedeutet Bewegungsfreiheit – gerade in Zeiten, in denen Kosten steigen und Märkte unsicher sind.
Ein Signal an Geschäftspartner
Forderungsmanagement ist nicht nur eine interne Frage der Organisation. Es ist auch ein Signal nach außen. Wer klar macht, dass Rechnungen ernst genommen werden, zeigt Verlässlichkeit. Das stärkt nicht nur das eigene Unternehmen, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Lieferanten. Denn Verlässlichkeit funktioniert immer in beide Richtungen.
Blick nach vorn
Ob die Zahlungsmoral in den kommenden Jahren besser wird, lässt sich schwer einschätzen. Manche Experten sind skeptisch: gestiegene Energiekosten, teurere Kredite und ein unsicheres wirtschaftliches Umfeld sprechen eher dagegen. Umso mehr liegt es an den Unternehmen, ihre eigenen Prozesse im Griff zu haben.
Für DACH-Konzerne bedeutet das vor allem eins: Forderungsmanagement darf nicht länger nebenbei laufen. Es gehört zu den entscheidenden Stellschrauben, wenn es darum geht, ein Unternehmen stabil und zukunftsfähig zu halten. Und wer hier rechtzeitig handelt, spart sich am Ende nicht nur Papierkram und Mahnläufe – sondern sichert die Grundlage des Fortbestehens.
