Eine jährliche Inventur ist auch für kleine Unternehmen und Kaufleute Pflicht. Damit die Inventur möglichst effizient abläuft, helfen die richtigen Vorbereitungsmaßnahmen. Eine gute Regalbeschriftung ist wesentlicher Bestandteil dafür.
Wie die Inventur richtig durchgeführt wird und wie Fehler vermieden werden, zeigen die folgenden Tipps.
Wer, wie und was – die Inventur-Grundlagen
Die Inventur ist die Grundlage, um sich einmal jährlich einen Überblick über die Bestände im Unternehmen zu verschaffen. Sie ist keine freiwillige Angelegenheit, sondern für Unternehmen und Kaufleute verpflichtend. Während bei einer Mitgliederbefragung im Verein Stimmen ausgezählt werden, geht es bei der Inventur um Sachwerte. Was ist vorhanden und was fehlt?
Intelligent Überblick verschaffen: mit der richtigen Vorbereitung der Regale klappt es
Bei der Inventur werden sämtliche Gegenstände des Unternehmens und im Lager gezählt. Dabei handelt es sich meist um kleinere Gegenstände. Wie wird die Zählung möglichst effizient? Die Antwort: durch ein cleveres Regalsystem mit der richtigen Kennzeichnung. Maximale Übersichtlichkeit bieten Regalplätze, welche eine feste Zuordnung und Beschriftung mit aussagekräftigen Etiketten haben.
Auf dem Etikett können beispielsweise ein Barcode, die interne Materialnummer, die Artikelbezeichnung oder andere individuelle Vermerke Platz finden. Wichtig dabei: die optimale Größe der Etiketten. Sie sollten nicht zu klein gewählt sein, sondern vor Größe des Regals bzw. der einzelnen Fächer passen. Je schneller die Mitarbeiter das Etikett der Inventur finden und lesen können, desto rascher erfolgt der Zählvorgang.
Wie wird bei der Inventur gezählt?
Die rechtlichen Grundlagen im Handelsgesetzbuch (§240) bzw. in der Abgabenordnung (§140 und §141) sind eindeutig: Alle Unternehmer und Kaufleute sind einmal pro Jahr dazu verpflichtet, alle Bestände akribisch zu dokumentieren. Dazu gehört es, dass gemessen, gewogen, gezählt bzw. geschätzt wird.
Wer beispielsweise im Unternehmen Meterware veräußert, muss die Bestände bei der Inventur tatsächlich abmessen. Das Wiegen wird bei Gegenständen vorgenommen, die abhängig vom Gewicht gehandelt werden. Das Zählen ist bei Gegenständen notwendig, die pro Stück bzw. in einer Gebindeverpackung gehandelt werden.
Klare Anweisungen bei der Inventurdurchführung helfen dabei, Unklarheiten zu beseitigen. Es muss bereits im Vorfeld klar sein, wie die einzelnen Lagerbestände gezählt werden. Hierbei kann ein Vermerk auf dem Etikett am Regal weiterhelfen. So lässt sich hinterlegen, ob die Ware beispielsweise einzeln oder kistenweise erfasst wird.
Mit der richtigen Etikettierung und Sortierung im Regal klappt die Inventur deutlich schneller.
Tipps für die gelungene Inventurdurchführung
Wird die Inventur falsch durchgeführt, muss sie womöglich aufwendig wiederholt werden. Damit dies nicht geschieht und alle Abläufe klar sind, gibt es ein paar Tipps:
1. Inventurplan erstellen
Organisation ist bei der Inventur besonders wichtig. Ein eigener Plan hilft dabei, nichts zu vergessen. Er besteht aus Checklisten zur Vorbereitung und Durchführung und hat einen genauen Zeitplan. Es wird klar definiert, wann die Inventur stattfindet, wer daran beteiligt ist und welche Hilfsmittel dafür benötigt werden. Mit dem Plan wird es leichter, Ressourcen für das Zählen zu verteilen und Überstunden zu vermeiden. Außerdem sollte jeder Mitarbeiter vor der Inventur eine Einweisung erhalten, um zu wissen, was zu tun ist.
2. Das Vorjahr kann Orientierung liefern
Jedes Jahr muss eine Inventur erstellt werden. Die Unterlagen dafür sollten ebenfalls akribisch aufbewahrt werden. Die Inventurergebnisse des letzten Jahres können Rückschlüsse auf mögliche Schwachstellen für das aktuelle Jahr geben. Traten beispielsweise bei einer bestimmten Ware fehlerhafte Zählungen auf? Falls ja, kann diese Ware in diesem Jahr einen ganz besonderen Fokus erhalten.
3. Tools für die Inventurdurchführung nutzen
Das Zählen mit einer Liste und dem Stift in der Hand ist längst nicht mehr effizient. Mittlerweile gibt es technische Unterstützung, welche deutlich effizienter ist. Damit die Handscanner für die Zählung zum Einsatz kommen können, müssen die Waren dafür vorbereitet werden. Etiketten mit einer sorgfältigen Beschriftung und einem Barcode sind dafür am Regal notwendig.
Bevor es zur Inventur geht, sollten die Tools einsatzbereit sein. Das bedeutet: Vor dem Inventurtag überprüfen, ob die ganze Technik funktioniert. Falls nicht, unbedingt zeitnah austauschen, damit jeder Mitarbeiter mit seinem Gerät ausgestattet werden kann.
4. Im Lager und Regal Ordnung schaffen
Bei der Inventur müssen die Mitarbeiter jeden Winkel des Unternehmens unter die Lupe nehmen. Freie Laufwege und Flächen sorgen für eine schnellere Bearbeitung. Deshalb vor der Inventur noch einmal einen Check im Lager bzw. im Unternehmen durchführen. Nicht benötigte Möbelstücke oder Materialien einfach aus den Laufwegen entfernen.
Der Blick auf das Regal sollte ebenfalls geschehen. Herrscht hier Unordnung durch falsch sortierte Boxen oder Warenstücke erst einmal alles gut strukturieren und in Ordnung bringen. Je länger die Mitarbeiter am Tag der Inventur mit dem Zählen brauchen, desto höher der Unmut.
5. Am Inventurtag keine aktuellen Aufträge bearbeiten
Was passiert, wenn am Tag der Inventur weitere Buchungen und Auftragsabwicklung erfolgen? Richtig, ein Durcheinander beginnt, was nicht mehr zu kontrollieren ist. Deshalb für den Inventurtag sämtliche Aufträge bzw. Reklamationen abarbeiten und keine Buchungen am Stichtag mehr vornehmen. Sämtliche Aufträge bzw. Buchungen, die auftreten, werden erst nach Abschluss der Inventur erfasst. Wichtig: Bloß keine Auftragsunterlagen verlieren, denn dadurch gibt es spätere Fehler in der Buchungshistorie.
6. Ausreichend Personal für die Inventur
Die Personalplanung entscheidet darüber, ob der Inventurtag zum Erfolg wird oder nicht. Wurde zu wenig Personal dafür bereitgestellt, brauchen die zählenden Mitarbeiter unnötig lang. Deshalb am besten das Inventurprotokoll des Vorjahres zur Hand nehmen und prüfen, ob die Mitarbeiteranzahl ausreichend war. Falls nicht, dieses Jahr nachjustieren und es besser machen.
Damit die Mitarbeiter am Tag tatsächlich zur gewünschten Zeit einsatzbereit sind, sollten sie vorher genau über ihren Plan informiert werden. Beginnt die Inventur für alle um 9:00 Uhr, ist das Erscheinen 1 Stunde früher empfehlenswert. So bleibt ausreichend Zeit, um über wichtige Details zu sprechen und mögliche Fragen zu beantworten.
Beginnt die Inventur, sind sofort alle Mitarbeiter in Aktion. Kein Vorzug, denn das kann den ganzen Ablauf durcheinanderbringen. Je präziser die Zeiten und Personaleinsätze geplant sind, desto reibungsloser läuft die Inventur ab.
7. Für gute Laune bei der Inventur sorgen
Ist die Laune bei der Inventur getrübt, kann sich das auf die Ergebnisse auswirken. Schlecht gelaunte und nicht motivierte Mitarbeiter zählen mit wenig Lust, was zu Fehlern führen kann. Am Tag der Inventur wird kein Motivationstrainer benötigt, dennoch sollte es einige gute Laune-Anreize geben.
Kostenlose Verpflegung kann beispielsweise zur Erhöhung des Gute-Laune-Levels beitragen. Auch eine ausgelobte Erfolgsprämie für eine gute Inventur können die Einsatzbereitschaft und Laune maßgeblich steigern.
8. Stichprobenkontrollen durchführen
Auch bei der sorgfältig geplanten Inventur können immer wieder Fehler auftreten. Hier zählen Menschen, sodass kleine Unachtsamkeiten normal sind. Um die Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren, empfehlen sich regelmäßige Stichprobenkontrollen während der eigentlichen Inventurphase. Haben die Mitarbeiter beispielsweise die ersten 2 Stunden absolviert, kann ein weiterer Mitarbeiter einige Stichprobenergebnisse überprüfen. Auf diese Weise lassen sich eingeschlichenen Fehler frühzeitig ausbessern und Mitarbeiter werden eventuell achtsamer.
9. Aufwand für Mitarbeiter vereinfachen
Was passiert, wenn Mitarbeiter bei der Inventur seitenweise Listen zum Ausfüllen erhalten? Richtig, sie verlieren irgendwann den Überblick und die Motivation. Deshalb am besten im Sinne der Mitarbeiter denken und ihnen die Inventurunterlagen smart aufbereiten. Dazu gehört es, eine optimale Lesbarkeit der Listen (durch die richtige Schriftgröße) zu gewährleisten.
Auch die Aufgabenteilung sollte klar definiert sein. Mitarbeiter, die fehlen, müssen die Informationen nicht in das betriebseigene System übernehmen. Dafür sind andere Inventur Mitarbeiter zuständig. Eine konsequente Aufgabenverteilung sorgt für maximale Effizienz und Durchblick.
