All der Digitalisierung zum Trotz: Kein Büro in Deutschland funktioniert ohne wenigstens eine Basisausstattung - schließlich gibt es immer viel zu unterzeichnen, abzuheften, zu archivieren oder präsentieren. Ob im Home-Office oder als Gewerbetreibender: Der Online-Kauf von Büromaterialien kann Geld und Zeit sparen - und sogar die Umwelt schonen.
Möglichst große Händlersortimente sind von Vorteil
Speziell bei größeren Bestellungen zeigt sich der Komfort, den der Online-Kauf mit sich bringt. Statt mehrere Einzelhändler vor Ort abfahren zu müssen, erhalten Gewerbetreibende so alles aus einer Hand - und sparen sich zugleich den Transport vom Händler hin ins eigene Büro. Bei größeren Bestellungen sind online zudem Nachlässe denkbar, mindestens die Versandkosten entfallen meistens ab einem bestimmten Bestellwert. Wird die komplette größere Bestellung ganzheitlich verschickt, reduziert das zudem den CO2-Ausstoß, der im Zuge der Logistik anfällt.
Auf die Seriosität des Händlers achten
Der digitale "Wilde Westen" des Internets der 00er-Jahre ist mittlerweile zwar weitgehend Geschichte, aber die Realität ist dennoch: Auch im Internet tummeln sich nach wie vor unseriöse Händler. Diese gilt es also zu umschiffen, was aber nicht sonderlich schwierig ist. Als Beispiel dient hierzu der seriöse Fachhändler Büropiraten.de. Dort weist die exzellente Bewertung anderer Kunden bei Trusted Shops bereits auf die Qualität und Seriosität hin. Zudem informiert der Händler fortlaufend über die Versandauslastung und dadurch etwaige Verzögerungen. Das gibt Gewerbetreibenden ganzheitlich, vor allem aber auch Planungssicherheit. Mental sind zudem noch die Paketlaufzeiten hinzuzurechnen, welche normalerweise aber nur ein bis zwei Tage in Anspruch nehmen - außer zur Hochsaison, wie am Black Friday oder zu Weihnachten. Dann kann es auch bei seriösen Händlern länger dauern, was also einzukalkulieren ist.
Am Anfang sollte eine Bedarfsanalyse erfolgen
Der Bedarf an Büromaterialien kann unterjährig ebenso schwanken wie auf längere Sicht. Dabei spielen auch globale Trends eine Rolle, wie zum Beispiel der des Home-Offices. Gerade dieser Trend ist aktuell aber wieder rückläufig. Das wiederum kann auf Seiten der Unternehmen zu einem gesteigerten Bedarf an Büromaterialien führen, wenn fortan wieder häufiger und mehr Mitarbeiter vor Ort arbeiten. Vor der Bestellung sollte daher eine gründliche Bedarfsanalyse erfolgen. Das hat einerseits den Vorteil, dass möglichst wenige Bestellungen aufgegeben und einzeln versandt werden müssen, zugleich ist dann zeitnah alles vollständig, was zuvor Mangelware war. Auf die Qualität der Produkte ist natürlich unabhängig davon zu achten - insbesondere bei den Büromaterialien, die keine Verbrauchsartikel sind.
Nachfüllbare Systeme zu prüfen lohnt sich
Studien verdeutlichen, dass das Home-Office die Umwelt schonen kann - aber auch nachfüllbare Systeme leisten einen wichtigen Beitrag. Diese bieten sich zum Beispiel bei Stiften und Markern oder in Form von wiederaufladbaren Batterien an. Der Vorteil davon liegt auf der Hand: Lässt sich ein Produkt, ganz egal welcher Kategorie, bequem nachfüllen, reduziert das den Materialaufwand im Vergleich zu einem komplett neuen Artikel. Gleichermaßen können nachfüllbare Systeme auch den Platzbedarf im Büro reduzieren, was typischerweise immer ein Vorteil ist, da sich der Platz dann anderweitig bewirtschaften lässt. Mittlerweile bieten viele Hersteller nachfüllbare Systeme an, teilweise sind die sogar im Bundle mit dem eigentlichen Produkt erhältlich, das später nachgefüllt wird.
Hochwertige Büromaterialien können die Effizienz im Büro steigern
Zufriedene Mitarbeiter, die hochwertige Werkzeuge und Instrumente für ihre Arbeit nutzen, sind zugleich auch effizientere Mitarbeiter. Die Qualität der Büroausstattung, vom kleinen Marker bis hin zum großen Projektor im Konferenzraum, spielt hinsichtlich der Produktivität also eine Schlüsselrolle. Da Unternehmen den Einkauf steuermindernd geltend machen können, lohnt sich auf Qualität zu achten zudem schon aus wirtschaftlichen Gründen. Kleinere Hilfsmittel, wie zum Beispiel Tisch- oder Wandkalender, sind nach wie vor eine Überlegung wert - denn viele Mitarbeiter präferieren sie weiterhin gegenüber ihren digitalen Gegenstücken.
Ordner, Ablagesysteme, Hefter und Mappen sind zeitlos
Allein die bürokratischen Anforderungen des deutschen Gesetzgebers sorgen dafür, dass Ordner, Ablagesysteme und Co. wohl nie aus der Mode kommen werden - sie sind schlicht allein aus rechtlicher Sicht notwendig, um all die erforderlichen Unterlagen übersichtlich zu kategorisieren und über Jahre aufzubewahren. Auch daran sollte bei der Bestellung also gedacht werden.
